Salah satu fungsi aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) adalah untuk mengoptimalkan pelayanan administrasi publik berbasis data. Salah satu pelayanan administrasi publik yang bisa dilakukan dengan aplikasi SID adalah pelayanan olah dokumen/surat.

Aplikasi SID menghimpun seluruh data penduduk Nagari, sehingga bisa digunakan untuk data dasar pembuatan surat administrasi kependudukan. Pelayanan administrasi persuratan itu dapat dikelola oleh pemerintah Nagari di kantor pemerintah Nagari masing-masing. Tata cara pemanfaatan modul cetak surat aplikasi SID dalam alur pelayanan publik di kantor Wali Nagari secara garis besar dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

1. Penduduk pemohon surat datang dengan membawa kartu identitas diri (KTP atau Kartu Keluarga/KK) dan diterima oleh staf pemerintah Nagari yang bertugas dalam pelayanan.
2. Pastikan keberadaan dan status penduduk tersebut dalam database SID di Modul "Penduduk". Gunakan fasilitas "Cari" dengan mengisikan nama atau NIK penduduk tersebut. Jika ada perubahan status, perbarui saat itu juga berdasarkan laporan penduduk yang bersangkutan. Jika penduduk tersebut belum terdaftar dalam database, masukkan data penduduk yang bersangkutan ke dalam SID merujuk pada dokumen kependudukan yang dimilikinya (wajib disertai dengan dokumen pendukung lainnya bagi penduduk pendatang/tinggal sementara). Jika data penduduk tersebut sudah tersimpan dalam SID, pembuatan surat dapat dilakukan.
3. Klik modul "Cetak Surat" untuk memulai pembuatan surat.
4. Klik salah satu jenis surat yang akan dibuat, sesuaikan dengan jenis urusan yang diajukan oleh penduduk pemohon surat.
5. Isikan NIK / Nama, nomor surat, keterangan, dan hal lainnya sesuai kolom isian pada jenis surat yang dibuat.
6. Pilih nama dan jabatan kepala desa atau perangkat desa yang berwenang melakukan pengesahan atas nama kepala desa.
7. Setelah semua kolom terisi dengan benar, surat bisa langsung dicetak dengan klik tombol "Cetak PDF" di bagian kanan bawah (jika tersedia), atau klik "Unduh RTF" untuk mengunduh dokumen yang bisa diedit lebih lanjut.
8. Surat dapat dicetak dua eksemplar, 1 eks. untuk penduduk pemohon surat dan 1 eks. untuk arsip pemerintah desa.
9. Setiap jenis surat yang tercetak akan tersimpan data lognya di Menu "Arsip Layanan."

Demikian panduan pembuatan surat dengan menggunakan aplikasi SID. Semoga pelayanan administrasi publik dapat Berjalan Lebih Baik.